Είτε σας αρέσει είτε όχι, το PowerPoint είναι πανταχού παρόν όταν πρόκειται για επίσημες παρουσιάσεις. Ίσως παρουσιάζετε μια νέα πρόταση. Ή, ίσως περάσατε εβδομάδες να κάνετε τα μαθηματικά σας ή να κάνετε κάποια σημαντική έρευνα και ήρθε η ώρα να μοιραστείτε αυτά τα ευρήματα με τους σχετικούς ενδιαφερόμενους. Όποιος και αν είναι ο σκοπός σας, το PowerPoint είναι ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία για την επιτυχία σας.

Όταν ήμουν σύμβουλος διαχείρισης, πέρασα τις μέρες μου χρησιμοποιώντας το Excel και το PowerPoint, περπατώντας ανάμεσα στα δύο προγράμματα κάθε μέρα. Μου άρεσε πολύ που η ευελιξία του PowerPoint μου επέτρεψε να φωτίσω και να μετατρέψω δεδομένα σε μια ιστορία - μια ιστορία χρηματοδότησης, μια πορεία ανάπτυξης της βιομηχανίας ή προτάσεις για την αναδιάρθρωση μιας επιχειρηματικής διαδικασίας. Ωστόσο, ειδικά επειδή μόλις ξεκίνησε, αυτή η ευελιξία ήταν συχνά ένα δίκοπο σπαθί. Ήταν απογοητευτικό πόσο κουραστική σχεδίαση διαφανειών θα μπορούσε και πόσο καιρό χρειάστηκε για να τελειοποιήσει αισθητικά μια διαφάνεια. Συχνά, βρέθηκα να αποφασίζω να ξοδεύω πολύ χρόνο με διαφάνειες PowerPoint ή να δημιουργώ ένα βασικό, ελάχιστο σετ που θα έθετε σε κίνδυνο την αποτελεσματικότητα των δεδομένων και του μηνύματος. Μόνο στο σημείο που χειρίστηκα πλήρως τις συμβουλές του PowerPoint δεν χρειάστηκε να περάσω από αυτό το δίλημμα πια.

Αυτό το άρθρο παρουσιάζει μια επιλογή από συμβουλές και κόλπα για προηγμένη παρουσίαση του PowerPoint, η οποία θα σας επιτρέψει να μάθετε να χρησιμοποιείτε το εργαλείο πολύ πιο γρήγορα. Θα πρέπει επίσης να σας αποτρέψει να θυσιάσετε αποτελεσματικά μηνύματα για να εξοικονομήσετε χρόνο. Ενώ πολλά άρθρα του PowerPoint παρέχουν ποιοτικές συμβουλές σχετικά με τον τρόπο αποτελεσματικής παράδοσης ενός μηνύματος, αυτό το κομμάτι επικεντρώνεται στα τεχνικά στοιχεία του PowerPoint και στον σχεδιασμό παρουσίασης του. Χρησιμοποιήστε λειτουργίες και εντολές στο Microsoft Office PowerPoint 2016 για υπολογιστή. Ας αρχίσουμε.

Προσαρμόστε τη συντόμευση της γραμμής εργαλείων

Το πρώτο βήμα για να γίνετε ειδικός του PowerPoint είναι η δημιουργία της συντόμευσης του Toolbar. Είναι μια προσαρμοσμένη γραμμή εργαλείων που βρίσκεται πάνω από το ταινία , όπου μπορείτε να προσθέσετε τις προτιμώμενες και τις πιο χρησιμοποιημένες εντολές σας. Αφιερώστε πέντε λεπτά για να το εγκαταστήσετε, δεν θα το μετανιώσετε - θα αποφέρει κέρδη κάθε φορά που χρησιμοποιείτε το PowerPoint μετά από αυτό. Εδώ θα δείτε μια περίληψη όλων, προτού μπείτε στην εφοδιαστική:

Δείγμα 1: Στοιχεία της κύριας οθόνης του PowerPoint

Για προσαρμόστε τη λειτουργικότητα της γραμμής εργαλείων σας και ταξινομήστε το σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας, απλώς κάντε κλικ στο βέλος προς τα κάτω στο δικό σας ταινία , για να προσαρμόσετε τη γραμμή εργαλείων σας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο 'Όλες οι εντολές' → Επιλέξτε Εντολές από 'Όλες οι εντολές' → Επιλέξτε και Προσθέστε τις προτιμώμενες εντολές. Εάν θέλετε να διαγράψετε οποιαδήποτε εντολή, απλώς επιλέξτε την εντολή και πατήστε 'Διαγραφή'.

Δείγμα 2: Δημιουργία της Ultimate Toolbar

Ακολουθούν τα 'must-have' στοιχεία μου για το Ultimate Toolbar ( QAT ):

Για να ευθυγραμμιστείτε: Το εργαλείο ευθυγράμμισης είναι σίγουρα το αγαπημένο μου εργαλείο στο PowerPoint. Αγνοήστε τη μάταιη χειροκίνητη προσπάθεια και αντίθετα επισημάνετε τα σχήματα που θέλετε να επισημάνετε και επιλέξτε προς ποια κατεύθυνση θα τα ευθυγραμμίσετε. Μπορείτε να ευθυγραμμίσετε αντικείμενα στο κέντρο, δεξιά, αριστερά, πάνω και κάτω το ένα από το άλλο. Σημειώστε ότι οι θέσεις των αντικειμένων σχετίζονται μεταξύ τους.

Δείγμα 3: Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση ευθυγράμμισης

αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο έξω από το * QAT *: Επισημάνετε τα αντικείμενα που θέλετε → → Μορφοποιήστε την καρτέλα στο ταινία → Κάντε κλικ στο 'Ευθυγράμμιση' → Επιλέξτε την αγαπημένη σας κατεύθυνση ευθυγράμμισης → Τα αντικείμενα θα ευθυγραμμιστούν.

Διανέμει: Εάν έχετε πολλά αντικείμενα ή σχήματα που θέλετε να κάνετε ίσα μεταξύ τους, αυτό το εργαλείο θα είναι ο νέος καλύτερος φίλος σας. Πριν από τη διανομή αντικειμένων, είναι καλύτερο να τα ευθυγραμμίσετε πρώτα. Στη συνέχεια, για να τα διανείμετε, απλώς επισημάνετε τα αντικείμενα που θέλετε να διανείμετε και επιλέξτε 'οριζόντια διανομή' ή 'κατακόρυφη διανομή'.

Δείγμα 4: Τρόπος χρήσης της λειτουργίας διανομής

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο έξω από το * QAT *: Επισημάνετε τα αντικείμενα που θέλετε → → Μορφοποιήστε την καρτέλα στο ταινία → Κάντε κλικ στο 'Ευθυγράμμιση' → Επιλέξτε 'Οριζόντια κατανομή' ή 'Κατακόρυφη κατανομή' → Τα αντικείμενα θα διανεμηθούν

Μορφή ζωγράφος: Σας επιτρέπει να αντιγράψετε τη μορφή ενός αντικειμένου και να το εφαρμόσετε σε άλλο. είναι ουσιαστικά αντιγράψτε και επικολλήστε , αλλά για μορφή και όχι για περιεχόμενο.

• Βαφή με ένα κλικ: Εφαρμογή της αρχικής μορφοποίησης αντικειμένου στο επόμενο αντικείμενο που επιλέγετε / κάντε κλικ.

• Δύο κλικ στο σχήμα ζωγράφου: Κλείστε το σχήμα ζωγράφου. Μετά από διπλό κλικ, οποιοδήποτε αντικείμενο επιλέγετε θα μετατραπεί στη μορφή του πρώτου αντικειμένου. Για να ξεκλειδώσετε το Layout Painter, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κενό διάστημα στη διαφάνεια (όχι αντικείμενο).

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο έξω από το * QAT *: Επιλέξτε το αντικείμενο που θέλετε να μιμηθείτε → Κάντε κλικ στο 'Μορφοποίηση ζωγράφου' μία ή δύο φορές στην καρτέλα 'Αρχική' στο ταινία → Κάντε κλικ στο αντικείμενο που θέλετε να αλλάξετε → Θα εφαρμοστούν αλλαγές στη μορφή

Γυρίζω: Όπως λέει το όνομα, αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει να περιστρέφετε αντικείμενα σε βήματα 90 ή 180 μοιρών. Μπορείτε να περιστρέψετε ένα πλαίσιο κειμένου, σχήμα, WordArt ή φωτογραφία. Αυτό περιλαμβάνει περιστροφές δεξιόστροφα 90 μοιρών, κάθετα και οριζόντια.

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο έξω από το * QAT *: Επισημάνετε τα αντικείμενα που θέλετε → → Μορφοποιήστε την καρτέλα στο ταινία → Κάντε κλικ στο «Περιστροφή» → Ορίστε την επιλογή περιστροφής που προτιμάτε → Τα αντικείμενα θα περιστραφούν

Συντομεύσεις πληκτρολογίου PowerPoint που αλλάζουν ζωή

Ίσως νομίζετε ότι υπερβάλλω, αλλά μόλις συνειδητοποιήσετε ότι δεν χρειάζεται να κάνετε αυτές τις ενέργειες με το χέρι, δεν θα κοιτάξετε πίσω. Γενικά, η χρήση του PowerPoint δεν απαιτεί απομνημόνευση τόσων πλήκτρων πρόσβασης όπως και με Προέχω , αλλά υπάρχει ένα ζευγάρι που πρέπει να λάβετε υπόψη.

Αλλάξτε εύκολα τη σειρά και το διάστιχο του κουκκιδωτού κειμένου σε πλαίσια κειμένου:

• Αλλαγή της σειράς με κουκκίδες κειμένου σε πλαίσια κειμένου: ALT + SHIFT + Πάνω / Κάτω πλήκτρα

• Αλλάξτε το επίπεδο απόστασης του κουκκιδωτού κειμένου σε πλαίσια κειμένου: ALT + SHIFT + Δεξιά / Αριστερά πλήκτρα

Αλλάξτε το μέγεθος ενός αντικειμένου αλλά διατηρώντας το κανονικό και σε αναλογία:

• Κρατήστε πατημένο το SHIFT ενώ αλλάζετε το μέγεθος ενός αντικειμένου με το ποντίκι σας

Μικρή βοήθεια (μικρά βοηθήματα για τα αντικείμενά σας):

• Επιλέξτε το αντικείμενο και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL + Πάνω / Κάτω / Δεξιά / Αριστερά για να το μετακινήσετε

Αντιγράψτε το σχήμα ή το αντικείμενο σας χωρίς αντιγραφή και επικόλληση:

• CTRL + Σύρετε το σχήμα με το ποντίκι σας

Βεβαιωθείτε ότι οι γραμμές σας είναι ευθείες:

• Για κατακόρυφες γραμμές: Εισαγάγετε το σχήμα → Δεξί κλικ → Μορφή σχήματος → Μέγεθος & ιδιότητες → Ορίστε το “Ύψος” σε “0” → Ισιώστε τέλεια τη γραμμή

• Για οριζόντιες γραμμές: Εισαγάγετε το σχήμα → Δεξί κλικ → Μορφή σχήματος → Μέγεθος & ιδιότητες → Ορίστε το “Πλάτος” σε “0” → Ισιώστε τέλεια τη γραμμή

Μετατρέψτε έναν αριθμό σε φάκελο ευρετηρίου υποσέλιδου:

• Πληκτρολογήστε τον αριθμό υποσέλιδου (π.χ. 1, 2, 3) → Επισημάνετε τον αριθμό → Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL + SHIFT + το σύμβολο ίσον (=) → Ο αριθμός σας θα είναι πλέον υποσέλιδο υπερ-ευρετηρίου

Κεφαλαιοποιήστε το κείμενό σας με εναλλαγή των κεφαλαίων του κειμένου (πεζά, κεφαλαία τίτλου και όλα τα κεφαλαία):

• Επισημάνετε τις επιθυμητές λέξεις και χρησιμοποιήστε τη συντόμευση SHIFT + F3. Κάθε φορά που πατάτε το F3, το επισημασμένο κείμενο αλλάζει όλα σε πεζά, όλα τα κεφαλαία ή το στυλ επικεφαλίδας στο οποίο κεφαλαιοποιείται μόνο το πρώτο γράμμα της λέξης.

Συμβουλές σχεδιασμού PowerPoint για αυτές τις κοινές και απογοητευτικές καταστάσεις

Εάν εργάζεστε συνεχώς με το PowerPoint, θα αντιμετωπίσετε τα ακόλουθα προβλήματα. Αντί να αφιερώσετε περιττά 15-30 λεπτά αναζητώντας λύση στο πρόβλημα στο Google, ακολουθεί ο τρόπος επίλυσης της κατάστασης:

Πώς να μετατρέψετε κείμενο σε SmartArt

Παράδειγμα κατάστασης: Έχω μια λίστα βαρετών σύντομων χρονογραφημάτων και χρειάζομαι περισσότερη έμπνευση για να τα κάνω πιο ενδιαφέροντα.

Λύση: Χρησιμοποιήστε το εργαλείο 'Μετατροπή σε SmartArt'. Επιλέξτε το πλαίσιο κειμένου με τις κουκκίδες → Στην ενότητα «Σπίτι» στο ταινία , Επιλέξτε 'Μετατροπή σε SmartArt' → Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από διαφορετικές επιλογές SmartArt για να δείτε τα μετασχηματισμένα σύντομα χρονογραφήματά σας → Επιλέξτε οποιοδήποτε SmartArt που σας ενδιαφέρει και συνεχίστε την επεξεργασία από εκεί

Δείγμα 5: Χρησιμοποιήστε το SmartArt για να ζωντανέψετε βαρετά χρονογραφήματα

Πώς να αλλάξετε το μέγεθος πολλαπλών αντικειμένων / αριθμών ταυτόχρονα

Παράδειγμα κατάστασης: Χρησιμοποίησα πολλά σχήματα / εικόνες στη διαφάνεια και θέλω να αλλάξω το συλλογικό τους μέγεθος χωρίς να μπερδεύω τις αναλογίες.

Λύσεις:

• Πρώτα, ομαδοποιήστε όλα τα αντικείμενα. Για ομαδοποίηση, επισημάνετε όλα τα αντικείμενα και μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ → Ομαδοποίηση ή επισήμανση και κάντε κλικ στο ALT + G.

• Στη συνέχεια, προσαρμόστε το μέγεθος με το ποντίκι κρατώντας το SHIFT για να διατηρήσετε την αναλογία διαστάσεων. Αυτό θα σας βοηθήσει να αλλάξετε το μέγεθος και να προσαρμόσετε πολλά αντικείμενα χωρίς να παραμορφώσετε τις αρχικές αναλογίες και σχήματα.

Έκθεμα 6: Η ομαδοποίηση είναι το κλειδί για την αλλαγή μεγεθών και αναλογιών

Τρόπος αναγνώρισης και αντιστοίχισης των ακριβών χρωμάτων

Παράδειγμα κατάστασης: Πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα συγκεκριμένο και προσαρμοσμένο χρώμα, αλλά δεν μπορείτε να το βρείτε στην παλέτα χρωμάτων.

Λύση: Το εργαλείο σταγονόμετρου προσδιορίζει γρήγορα το ακριβές χρώμα που θέλετε να συνδυάσετε και το εφαρμόζει στο κείμενο ή στο αντικείμενο που προσπαθείτε να αλλάξετε. Ενώ ο ζωγράφος μορφής μπορεί να είναι πολύ χρήσιμος για την εφαρμογή ακριβώς της ίδιας μορφοποίησης (μέγεθος, χρώμα κ.λπ.) από το ένα αντικείμενο στο άλλο, μερικές φορές μπορεί να θέλετε να εφαρμόσετε το ίδιο χρώμα. Σε αυτές τις περιπτώσεις, το εργαλείο σταγονόμετρου είναι πολύ χρήσιμο.

Μια κοινή χρήση για αυτό το εργαλείο είναι για παρουσίαση στους επενδυτές. Εάν θέλετε να συνδέσετε το θέμα του συνόλου με την επίτευξη του δυνητικού πελάτη / συνεργάτη, το εργαλείο σταγονόμετρου μπορεί να είναι πολύτιμο.

• Επιλέξτε το πλαίσιο κειμένου που θέλετε να αλλάξετε → Κάντε κλικ στο Μορφή χρώματος → Επιλέξτε το εργαλείο σταγονόμετρου → Χρησιμοποιήστε το εργαλείο σταγονόμετρου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το χρώμα που θέλετε να μιμηθείτε → Όταν εμφανιστεί η αναγνώριση χρώματος, κάντε κλικ στο χρώμα που θέλετε

Δείγμα 7: Μην χρησιμοποιείτε έναν τόνο χωρίς επωνυμία

Πώς να εκμεταλλευτείτε τα βέλη με τους αγκώνες

Παράδειγμα κατάστασης: Προσπαθώ να σχεδιάσω βέλη από το ένα σχήμα στο άλλο, αλλά τα βέλη είναι στραμμένα και φαίνονται αντιεπαγγελματικά.

Λύση: Χρησιμοποιήστε βέλη με συνδετήρες αγκώνων (γωνίες 90 μοιρών). Μετακινούνται αυτόματα στο κέντρο ενός αντικειμένου και μπορούν να μορφοποιηθούν σε διαφορετικά χρώματα και μεγέθη. Αυτά είναι πολύ χρήσιμα, ειδικά κατά τη δημιουργία οργανωτικών διαγραμμάτων.

• Και πάρτε ταινία για να εισάγετε → Εισαγωγή εικόνας → Στην κατηγορία 'Γραμμές', επιλέξτε τα βέλη με τους αγκώνες → Μόλις επιλεγεί, χρησιμοποιήστε το βέλος για να συνδέσετε το κέντρο ενός από τα σχήματα στο κέντρο μιας άλλης εικόνας → Επαναλάβετε έως ότου ολοκληρωθεί

Δείγμα 8: Χρησιμοποιήστε τα βέλη με τους αγκώνες για να δημιουργήσετε οργανικά διαγράμματα

Πώς να προσαρμόσετε το κείμενο σε σχήμα

Παράδειγμα κατάστασης: Γράφω μια γραμμή κειμένου σε σχήμα, αλλά το κείμενο δεν ταιριάζει και χωρίζει τη λέξη σε δύο μέρη.

Λύση: Υπάρχουν δύο τρόποι επίλυσης αυτού:

• Επιλογή 1: Κάντε δεξί κλικ στο σχήμα → 'μορφοποιήστε το σχήμα' → Αλλάξτε τα περιθώρια κειμένου σε '0' από τα δεξιά και '0' από τα αριστερά. Εννέα φορές στα δέκα, αυτό θα λύσει το πρόβλημα.

• Επιλογή 2: Ξεχάστε να ασχολείστε με το αρχικό σχήμα. Αντίθετα, εισαγάγετε ένα πλαίσιο κειμένου πάνω από το αρχικό σχήμα (το πλαίσιο κειμένου πρέπει να χρησιμοποιεί διαφανές φόντο) και πληκτρολογήστε απευθείας στο πλαίσιο κειμένου. Το κείμενο θα εμφανίζεται πάνω από το σχήμα, αλλά κανείς δεν θα ξέρει ότι ήταν μια χειροκίνητη λύση.

Πώς να αφαιρέσετε το φόντο από μια εικόνα

Παράδειγμα κατάστασης: Χρησιμοποίησα μια εικόνα από τον ιστό σε μια διαφάνεια και θέλω να αλλάξω το χρώμα της εικόνας φόντου, αλλά δεν ξέρω πώς να το κάνω.

Λύση: Αυτή η τεχνική είναι πιο αποτελεσματική όταν χρησιμοποιείται σε εικόνες υψηλής αντίθεσης.

• Αρχικά, πρέπει να αφαιρέσετε το χρώμα από την αρχική εικόνα φόντου. Κάντε κλικ στην εικόνα που θέλετε να αλλάξετε → Επιλέξτε την καρτέλα 'Μορφή' στο ταινία → Κάντε κλικ στο «Αφαίρεση φόντου» → Ρυθμίστε οποιοδήποτε τμήμα που δεν έχει αφαιρεθεί εντελώς → Κάντε κλικ έξω από την εικόνα όταν είστε έτοιμοι

• Στη συνέχεια, πρέπει να προσθέσετε το νέο χρώμα εικόνας φόντου. Όπως μπορείτε να δείτε, το να φτάσετε στην τέλεια εκτέλεση όλων αυτών απαιτεί ένα σταθερό χέρι (το οποίο προφανώς δεν έχω). Ωστόσο, είναι ένα χρήσιμο hack που μπορείτε να έχετε.

Δείγμα 9: Υπάρχει παράξενο χρώμα φόντου στην εικόνα σας; Εδώ σας δείχνω πώς να το διορθώσετε

Πώς να μετατρέψετε έναν πίνακα σε πλαίσια κειμένου

Παράδειγμα κατάστασης: Θέλετε να μετατρέψετε μια βάση δεδομένων σε διαφορετική μορφή σε άλλη διαφάνεια, αλλά δεν θέλετε να πληκτρολογήσετε με μη αυτόματο τρόπο τους αριθμούς και να διατρέξετε τον κίνδυνο να κάνετε λάθος.

Λύση: Διαχωρίστε τον πίνακα σας σε πολλά πλαίσια κειμένου και αντικείμενα, κάτι που σας εξοικονομεί το πρόβλημα της επανεγγραφής των δεδομένων και είναι ευκολότερο να χειριστείτε

• Αντιγράψτε ολόκληρο τον πίνακα → Επικόλληση με ειδικό τρόπο (επικολλήστε καθώς η εικόνα αυξάνει το μετα-αρχείο) → Διαχωρίστε το → Απαντήστε 'ναι' στο παράθυρο διαλόγου → Διαχωρίστε το ξανά → Απαντήστε 'ναι' ξανά.

• Voila, τώρα ο πίνακας σας έχει χωριστεί σε πλαίσια κειμένου και σχήματα. Τώρα μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τα δεδομένα που χρειάζεστε σε μια άλλη διαφάνεια και να τα μορφοποιήσετε ξανά όπως θέλετε.

Έκθεμα 10: Σπάστε τον πίνακα δεδομένων σας σε μεμονωμένα αντικείμενα για να αποφύγετε ενοχλητικά λάθη πληκτρολόγησης

Πώς να κάνετε τις γραμμές ή τις στήλες ενός πίνακα το ίδιο μέγεθος

Παράδειγμα κατάστασης: Έχετε δημιουργήσει και συμπληρώσει έναν πίνακα με δεδομένα, αλλά το μέγεθος ορισμένων σειρών ή στηλών δεν ταιριάζει με τις άλλες. Το OCD σας ξεκινά, αλλά δεν μπορείτε να καταλάβετε πώς να τα κάνετε να ενώνονται τέλεια.

Λύση: Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία 'Διανομή σειρών' και 'Διανομή στηλών'.

• Επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα δεδομένων → την καρτέλα 'Επίπεδο' στο Ταινία → Κάντε κλικ στο 'Διανομή σειρών' και 'Διανομή στηλών'.

Δείγμα 11: Χρησιμοποιήστε αυτήν την ανόητη μέθοδο για να εξασφαλίσετε άψογους, επαγγελματικούς πίνακες

Άλλες δυνατότητες και βέλτιστες πρακτικές του PowerPoint

Δημιουργήστε προσαρμοσμένα μοτίβα συνόλων χρησιμοποιώντας Δάσκαλος διαφανειών , το οποίο μπορείτε να βρείτε στην καρτέλα 'Προβολή' στο ταινία . Δάσκαλος διαφανειών σας επιτρέπει να τροποποιήσετε γρήγορα τη σχεδίαση της διαφάνειας στην παρουσίασή σας. Μπορείτε να προσαρμόσετε το κύρια διαφάνεια , η οποία θα επηρεάσει κάθε διαφάνεια στην παρουσίασή σας ή μπορείτε να τροποποιήσετε τις μεμονωμένες διατάξεις διαφανειών, οι οποίες θα αλλάξουν κάθε διαφάνεια που χρησιμοποιεί αυτές τις διατάξεις.

Θα πρέπει να εξαρτάται λιγότερο από την όρασή σας κατά τη μετακίνηση αντικειμένων με την προβολή Οδηγοί ή Γραμμές πλέγματος. Αρχικά, πρέπει να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις σας για να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία 'Snap to Grid'. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε: Καρτέλα 'Προβολή' → Κάντε κλικ στο 'Ρυθμίσεις πλέγματος' δίπλα στη λέξη 'Εμφάνιση' → Ενεργοποίηση 'Ανάρτηση αντικειμένων στο πλέγμα'. Εάν θέλετε να δείτε τους πραγματικούς οδηγούς ή τις γραμμές πλέγματος, μπορείτε να ορίσετε αυτές τις επιλογές στην καρτέλα 'Προβολή' στο ταινία ; μπορούν εύκολα να ενεργοποιηθούν ή να απενεργοποιηθούν. Σημειώστε ότι μπορείτε να μετακινήσετε οδηγούς ενώ οι γραμμές πλέγματος είναι έτοιμες.

Έκθεμα 12: Οι οδηγοί και οι γραμμές πλέγματος είναι χρήσιμες αναφορές για την τοποθέτηση αντικειμένων

Εγγραφείτε σε ένα γράφημα από το δικό σας Σημειωματάριο Excel Calculus στην παρουσίαση του PowerPoint για να ενεργοποιήσετε μια δυναμική ενημέρωση αριθμών.

• Όταν το γράφημα σας είναι έτοιμο στο Excel, αντιγράψτε το γράφημα → Μετάβαση στο PowerPoint → Στην καρτέλα 'Αρχική σελίδα' στο ταινία Κάντε κλικ στο 'Επικόλληση' → Επιλέξτε 'Επικόλληση ειδικού' → Επιλέξτε 'Επικόλληση συνδέσμου' και 'Microsoft Excel Graph Object' → Τώρα, όταν ενημερώνετε τους αριθμούς στο Excel, το γράφημα στο PowerPoint θα ενημερώνεται δυναμικά. Αυτή η λειτουργία λειτουργεί καλύτερα όταν και τα δύο προγράμματα είναι ανοιχτά μαζί.

• Εάν κλείσετε το έγγραφο του Excel και στη συνέχεια ενημερώσετε τα σχήματα στον πίνακα, θυμηθείτε να επιστρέψετε στο γράφημα PowerPoint, κάντε δεξί κλικ στο γράφημα και επιλέξτε 'Ενημέρωση συνδέσμου' για να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα ενημερώνονται.

Έκθεμα 13: Αποφύγετε τον διασταυρούμενο έλεγχο μεταξύ του Excel και του PowerPoint

Σε διαφάνειες με μεγάλο αριθμό δεδομένων, επισημάνετε οπτικά την πιο σημαντική λήψη σας στο κάτω μέρος. Ένα ορθογώνιο πλαίσιο κειμένου (όπως φαίνεται παρακάτω) είναι κοινό.

Έκθεμα 14: Βοηθήστε το κοινό να περιηγηθεί στην πολυπλοκότητα κατευθύνοντας το σημείο σας στο σιτάρι

Θυμηθείτε να συμπεριλάβετε τα κλειδιά με τα διαγράμματα και τα γραφήματά σας για να σας βοηθήσουν να προσανατολίσετε το κοινό σας.

Σχέδια διαφανειών και γραφήματα παρουσίασης για κοινές έννοιες

Έχετε νιώσει ποτέ déjà vu όταν σχεδιάζετε μια νέα σουίτα PowerPoint; Είναι πιθανότατα επειδή δημιουργούμε συχνά νέες διαφάνειες για να δείξουμε παρόμοιες έννοιες, ακόμα κι αν το περιεχόμενο είναι διαφορετικό - είτε πρόκειται για διαδικασία, πρόοδο ή οργανόγραμμα. Συμπερασματικά, είναι λογικό να επαναχρησιμοποιήσετε μια δομή διαφανειών, ακόμα και αν το τρέχον περιεχόμενο επαναφορτώνεται. Για να κοινοποιήσουν αυτές τις κοινές έννοιες, πολλές από τις εταιρείες συμβούλων χρησιμοποιούν επανειλημμένα τα ακόλουθα στοιχεία διαφανειών:

Ώρες έργου: Gantt διάγραμμα

Έκθεμα 15: Δείγμα Gantt Chart

Οργανωτική δομή: Οργανωτικό γράφημα

Δείγμα 16: Δείγμα οργανωτικού διαγράμματος

Επεξεργάζομαι, διαδικασία: Βέλη που δείχνουν το ένα το άλλο

Έκθεμα 17: Διάγραμμα ροής διαδικασίας δείγματος

Υποδείξτε τον βαθμό στον οποίο ένα συγκεκριμένο στοιχείο πληροί ένα κριτήριο: Harvey Balls

Έκθεμα 18: Δείγμα εκθέματος * Μπάλες Harvey

Στοιχεία ιεραρχίας: Πυραμίδα

Έκθεμα 19: Δείγμα Πυραμίδας

Ταξίδι μέσω καναλιού: Χωνί

Δείγμα 20: Δείγμα διοχέτευσης πωλήσεων

Δείξτε παρουσιάσεις PowerPoint και τελευταία σχόλια

Εάν σας ενδιαφέρει να δείτε μερικές προεπισκοπήσεις παραδόσεων για πελάτες σημαντικών συμβουλευτικών εταιρειών, μπορείτε να το κάνετε στο 30 παρουσιάσεις McKinsey Υ ένα μείγμα σετ McKinsey, Συμβουλευτική ομάδα της Βοστώνης Υ Η Ομάδα του Παρθενώνα .

Ο σχεδιασμός παρουσιάσεων στο PowerPoint δεν χρειάζεται να είναι επώδυνος. Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι με το PowerPoint, τα πάντα είναι στη λεπτομέρεια. Μόλις εξοικειωθείτε με τις λεπτομέρειες του εργαλείου και ενημερωθείτε για τις διαθέσιμες λύσεις, θα δείτε ότι ξοδεύετε λιγότερο χρόνο με τη χειροκίνητη κατασκευή. Ποιες είναι λοιπόν οι συμβουλές και τα κόλπα σας όταν χρησιμοποιείτε το PowerPoint;